Czym jest korespondencja seryjna i dla czego wydaje się tak trudna do opanowania.

Korespondencja seryjna pozwala na utworzenie zestawu dokumentów, które jesteśmy w stanie wysłać, wydrukować lub scalić w nowy dokument. Bardzo ważne jest to, że każdy dokument zawiera tą samą zawartość może to być np. informacja, zaproszenie; zmianom natomiast podlegają elementy unikatowe np. Imię Nazwisko Adres. Dane unikatowe znajdują się w źródłach danych, może to być dokument Worda, Excela lub Accessa. Przykładem obrazującym wykorzystania korespondencji seryjnej, może być praca Pani w sekretariacie, która musi poinformować uczących o zmianie terminu zajęć. Treść wiadomości będzie dokładnie ta sama, zmienią się tylko dane adresowe odbiorców.  Jednak szablon wiadomości pozostanie taki sam. W tym celu skorzystamy właśnie z korespondencji seryjnej.

W celu rozpoczęcia korespondencji seryjnej należy przejść do karty Korespondencja. Tworzenie korespondencji seryjnej składa się z kilku
kroków:

• Tworzenie dokumentu głównego (mającego taką samą zawartość dla wszystkich adresatów)
• Łączenie dokumentu ze źródłem danych (wskazanie dokumentu, w którym znajdują się dane adresatów)
• Modyfikacja i aktualizacja listy adresatów (modyfikacja danych listy adresowej)
• Wstawianie pól korespondencji seryjnej
• Scalenie dokumentu (utworzenie jednolitego dokumentu, wydrukowanie go lub przesłanie pocztą elektroniczną)

Teraz opiszemy sobie dokładnie krok po kroku jak wykonać poszczególne czynności.

Na początku należy wybrać typ dokumentu głównego. Jeżeli chcemy tworzyć koperty lub etykiety należy wybrać odpowiedni rodzaj w grupie
Tworzenie. Jeżeli natomiast dokument ma być dokumentem innego typu to jego rodzaj możemy wybrać poleceniem „Rozpocznij korespondencję seryjną”.

Drugim punktem będzie połączenie naszego głównego dokumentu ze źródłem danych. Czyli np. listą studentów, do których ma zostać wysłana wiadomość. Należy wybrać polecenie Wybierz adresatów w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej. Załóżmy że źródłem danych będzie odpowiednio przygotowany plik Worda, lub Excela gdzie mamy wprowadzone podstawowe informacje o studentach takie jak imię, nazwisko (wybieramy więc Użyj istniejącej listy…)

 

W celu sprawdzenia zawartości listy, musimy wybrać polecenie edytuj listę adresatów:

Następnym krokiem jest wstawienie odpowiednich pól korespondencji seryjnej do dokumentu głównego tego, który będzie rozsyłany.  Należy pamiętać, że pole zostanie w stawione w miejscu gdzie aktualnie znajduje się kursor.  Pole korespondencji oznaczane jest nawiasami <<*>>

Aby sprawdzić czy wszystko działa poprawnie możemy przejrzeć poszczególne listy dokumentu seryjnego, jeszcze przed dokonaniem scalenia. W tym celu wybieramy Podgląd wyników w grupie Podgląd wyników. Używając przycisków nawigacyjnych możemy zobaczyć wyniki naszej pracy:

 

W momencie gdy jesteśmy pewni, że dokument nie zawiera błędów, możemy dokonać scalenia dokumentu. W trakcie scalania możemy wybrać co ma się stać z dokumentem po scaleniu. Mamy możliwość go:

• Edytować
• Wydrukować
• Wysłać jako e-mail

Po scaleniu otrzymujemy dokument zaadresowany do osób z naszej listy adresów.

 

W zależności od wersji Worda mogą różnić się pewne zakładki. Ten krótki tutorial dotyczący korespondencji seryjnej był wykonany przy użyciu Worda 2007.
Jednak korespondencja seryjna to nie tylko ułatwienie pracy mailowej i biurowej, to również dużo szersza usługa polegająca na wydrukowaniu, odpowiednim zaadresowaniu oraz zakopertowaniu dokumentów i dostarczeniu przesyłek pod wskazane adresy przy pomocy specjalnej firmy lub kuriera. Widzimy więc, że to co mamy w Wordzie to zaledwie zalążek czegoś większego.